พัฒนาการของการจัดการสารสนเทศ
3.1 การจัดการสารสนเทศด้วยระบบมือ
การจัดการสารสนเทศในระยะแรก สื่อในรูปของสิ่งพิมพ์ การจัดการสารสนเทศเน้นระบบมือ โดยรวบรวมรายชื่อหนังสือที่มีการผลิตและเผยแพร่ และเทคนิคในการจัดเก็บเอกสารระยะแรก เป็นการจัดเรียงตามขนาดของรูปเล่มหนังสือ ตามสีของปก ตามลำดับอักษรชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่องหนังสือ เลขทะเบียน ตามหรือตัวอักษรเพื่อแทนเนื้อหาของสาระของสิ่งพิมพ์ แสดงให้ทราบว่าจะค้นสื่อที่ต้องการจากที่ใด ฉบับใด หรือจากหน้าใดในการค้น
สำหรับการจัดการสารสนเทศในสำนักงาน ระบบดั้งเดิม ใช้ระบบมือ หรือกำลังคนเป็นหลัก การจัดการเอกสารซึ่งใช้กระดาษระยะแรกจัดเก็บตามการรับเข้า-ออก และจัดทำบัญชีรายการเอกสารด้วยลายมือเป็นรูปเล่ม ต่อมาพัฒนาการจัดเก็บเอกสารโต้ตอบเฉพาะเรื่องไว้ในแฟ้มเรื่องเดียวกันในเอกสาร
3.2 การจัดการสารสนเทศโดยใช้คอมพิวเตอร์
1) การรวบรวมข้อมูล
การเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก จะต้องมีการดำเนินการที่รอบคอบและเป็นระบบ ข้อมูลบางอย่างต้องเก็บให้ทันเวลา เช่น การลงทะเบียนเรียนของนักเรียน
2) การตรวจสอบข้อมูล
เพื่อตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข ทั้งนี้ข้อมูลที่ถูกต้องจะส่งผลทำให้สารสนเทศที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือ นำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3) การประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
การจัดข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตามลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน
-การจัดเรียงข้อมูล ส่วนใหญ่จะมีการจัดเรียงตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกการใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ข้อมูลที่จัดเก็บไม่ว่าจะเป็นระบบงานข้อมูลด้านใดก็ตาม จะมีการจัดเรียง ข้อมูลไว้เพื่อใช้ในการค้นหาข้อมูลเสมอ
-การสรุปผล ข้อมูลที่ปริมาณมากๆ อาจมีความจำเป็นต้องสรุปผล หรือสร้างรายงานย่อย เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ทั้งนี้การสรุปผลจะขึ้นอยู่กับความต้องการใช้สารสนเทศว่าต้องการแบบใด ข้อมูลที่สรุปก็จะสรุปตามความต้องการนั้นๆ
-การคำนวณ ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ สารสนเทศบางอย่างจะต้องมีการคำนวณข้อมูลเหล่านั้นด้วย
-การค้นหาข้อมูล บางครั้งในการใช้ข้อมูลจะต้องมีการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น ดังนั้นการประมวลผลจะต้องมีการออกแบบการจัดเก็บข้อมูลให้สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยจะต้องค้นได้ถูกต้อง แม่นยำและรวดเร็ว
4) การดูแลรักษาสารสนเทศ
การดูแลสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล เมื่อมีการบันทึกข้อมูลไว้ในระบบแล้วจะต้องมีการดูแลรักษาข้อมูลเหล่านั้นไว้เพื่อมิให้สูญหาย เพราะถ้าดูแลรักษาไม่ดี จะต้องมีการรวบรวมใหม่
5) การสื่อสาร
ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น